|
Met de opkomst van het werken op afstand is documentbeheer van een facultatieve luxe uitgegroeid tot een essentiële noodzaak voor het voortbestaan van ondernemingen.
In deze nieuwe transformatie heeft de digitalisering de evolutionaire overgang naar de toekomst versneld, maar zij heeft ook de zwakke punten van online-operaties blootgelegd. Het grote bestanden versturen is routine geworden in bedrijven, waardoor meer geavanceerde hulpmiddelen nodig zijn om de veiligheid en vertrouwelijkheid van gedeelde gegevens te waarborgen.
Wat ooit werd gezien als een eenvoudige vervanging van papier, is nu een van de belangrijkste digitale technologieën die de groei van de organisaties van vandaag stimuleren. Zeker, de evolutie eindigt daar niet. Hieronder staan de toptrends die we dit jaar waarschijnlijk zullen zien. Bekijk ze!
1. Gemak van integraties neemt in prioriteit toe Het steeds snellere tempo waarin de technologie van de IT-infrastructuur verandert, is een uitdaging geweest voor het aanpassingsvermogen. Dit komt doordat investeringen in IT-systemen vandaag de dag in slechts enkele jaren verouderd kunnen zijn. Bedrijven vermijden daarom investeringen in oplossingen die niet goed met anderen samenwerken.
Moderne aanbieders zijn gewoonlijk in staat tot enige integratie, hetzij via een directe verbinding, hetzij via de mogelijkheid om documenten via tools te importeren/exporteren. Daarom zal dit jaar naar verwachting de vraag naar documentbeheersystemen toenemen.
2. Cyberbeveiligingsproblemen zullen in het middelpunt van de belangstelling staan Met de opkomst van het thuiskantoor moesten organisaties snel overschakelen op het beheer van de werkstromen van hun werknemers op afstand, en dat betekent externe toegang verlenen tot documenten die vroeger alleen op kantoor toegankelijk waren. Hoewel deze verschuiving mogelijkheden heeft geschapen voor intensieve samenwerking op alle gebieden, heeft zij ook het belang van controle op de toegang tot gegevens en de handhaving van de netwerkbeveiliging onder de aandacht gebracht.
Dit jaar zal gegevensbeveiliging een van de prioriteiten binnen organisaties zijn. Het doel is niet alleen om papieren documenten te elimineren, maar ook om veilig te communiceren, te verbinden en grote bestanden versturen. Dit vereist cloud- of SaaS-gebaseerde oplossingen die veilige en gecontroleerde toegang op afstand mogelijk maken.
3. Automatiseringsmogelijkheden komen op de voorgrond Een krachtig systeem dat grote bestanden versturen, vormt de kern van de informatieopslagplaats van een organisatie. Het ligt dan ook voor de hand dat bedrijven repetitieve taken die op deze informatie betrekking hebben, willen automatiseren. Sommige organisaties doen dit vandaag al, maar de mogelijkheden om de automatisering te verbeteren zullen aanzienlijk toenemen in het streven naar een nog hogere productiviteit.
4. Kunstmatige Intelligentie Het gebruik van AI in documentbeheer zal de komende jaren toenemen, met functies als intelligente documentverwerking, geavanceerde optische tekenherkenning en inhoudsanalyse. Allemaal zullen ze profiteren van de beschikbaarheid van AI-modules die gemakkelijk aan documentbeheersystemen en -processen kunnen worden toegevoegd.
Kortom, documentbeheer kan je helpen jouw bedrijf beter te runnen, want technologie gebruiken om het grote bestanden versturen te vergemakkelijken is een slimme en strategische manier om te profiteren van alle voordelen die het kan bieden. Kijk daarom eens goed naar jouw documentbeheer en overweeg de noodzaak om goed gebruik te maken van de mogelijkheden die deze hulpmiddelen bieden.
|
